منذ أن يشارك المريض اسمه أو رقم التواصل أو معلومات مرتبطة باستفساره، تبدأ مسؤولية المنشأة في التعامل مع هذه البيانات وحمايتها، حتى قبل أن يتحول الاستفسار إلى موعد أو يصل إلى أي نظام طبي
هذا المقال للتوعية العامة ولا يُعد استشارة قانونية، ويُنصح بمراجعة المختص القانوني فيما يتعلق بالتزامات المنشأة وحالاتها الخاصة
المنشأة تبقى المتحكم بالبيانات
المنشأة هي الجهة التي تحدد الغرض من جمع بيانات المرضى وكيفية استخدامها. وعند الاستعانة بمزوّد خارجي لإدارة الاستفسارات أو الرد عليها، يعمل المزوّد بصفته معالجًا للبيانات وفق نطاق وتعليمات تحددها المنشأة
وجود طرف آخر في عملية الرد لا ينقل دور المنشأة في التحكم بالبيانات، لذلك من المهم أن يكون دور كل طرف ونطاق وصوله إلى البيانات واضحًا قبل بدء الخدمة
البيانات اللازمة لإدارة الاستفسار
إدارة استفسار المريض وحجز موعده لا تتطلب جمع كل ما يتعلق بحالته. في أغلب الحالات تقتصر البيانات التشغيلية اللازمة على:
- الاسم للتعرف على المريض والتواصل معه
- رقم التواصل لاستكمال المحادثة عبر القناة المستخدمة
- الخدمة المطلوبة لفهم احتياج المريض وتوجيهه بشكل مناسب
- بيانات الموعد عند إتمام الحجز
- سجل الموافقة لتوثيق ما وافق عليه المريض ووقت الموافقة
هذه البيانات تختلف عن المعلومات الموجودة في الملف السريري. وعندما يتضمن الاستفسار معلومات طبية أو حالة تحتاج إلى تقييم، يجب أن تنتقل إلى فريق المنشأة المختص بدل التعامل معها ضمن مسار الاستفسارات المعتاد
ما يجب توضيحه قبل بدء معالجة البيانات
عند دخول مزوّد خارجي في عملية التعامل مع بيانات المرضى، من المهم توثيق العلاقة ونطاق التعامل مع البيانات بشكل واضح
ويشمل ذلك:
- اتفاقية لمعالجة البيانات تحدد دور المنشأة ودور المزوّد
- نطاق واضح للبيانات التي يمكن للمزوّد الوصول إليها واستخدامها
- إجراء واضح للتعامل مع حوادث تسرب البيانات أو الوصول غير المصرح به
- سياسة محددة للاحتفاظ بالبيانات وحذفها
- إمكانية تصدير بيانات المنشأة عند الحاجة
وجود هذه التفاصيل مكتوبة قبل بدء الخدمة يجعل مسؤوليات كل طرف وحدود وصوله إلى البيانات واضحة
مكان استضافة البيانات
مكان تخزين البيانات جزء مهم من تقييم أي خدمة تتعامل مع بيانات المرضى، وكذلك معرفة ما إذا كانت البيانات أو أي جزء من عملية معالجتها ينتقل إلى خارج المملكة
ولا يكفي معرفة اسم المنصة أو مزوّد الخدمة المستخدم، بل يجب أن يكون موقع استضافة البيانات والأطراف التي قد تعالجها ضمن سلسلة الخدمة واضحًا للمنشأة
الموافقة مرتبطة بالغرض
تواصل المريض للاستفسار عن خدمة لا يعني بالضرورة موافقته على استخدام بياناته لأغراض أخرى
إذا كانت البيانات ستُستخدم لاحقًا لغرض مختلف، مثل التواصل التسويقي، فيجب التعامل مع هذا الاستخدام بشكل مستقل وفق المتطلبات المطبقة عليه
كما يجب الاحتفاظ بسجل يوضح الموافقة التي حصلت عليها المنشأة والغرض منها ووقت توثيقها، بحيث يمكن الرجوع إليها عند الحاجة
ما الذي يجب معرفته قبل التعاقد؟
قبل التعاقد مع أي مزوّد يتعامل مع بيانات استفسارات المرضى، يجب أن تكون خمسة أمور واضحة: دور كل طرف، والبيانات التي يمكن الوصول إليها، ومكان استضافتها، وآلية التعامل مع حوادث البيانات، وإمكانية استعادتها أو تصديرها
وضوح هذه النقاط منذ البداية يساعد المنشأة على معرفة كيفية التعامل مع بيانات مرضاها ومن يمكنه الوصول إليها طوال فترة تقديم الخدمة
حماية بيانات المرضى تبدأ من أول استفسار، وليس من إنشاء الملف الطبي